Comunicazione in azienda? Come renderla più efficace?
“No, aspetta, non era quello che intendevo”, “Non ci siamo capiti”, “Ti avevo detto questo, non quello”; Quante volte capita in una giornata lavorativa di vivere dei fraintendimenti comunicativi? Esistono degli ostacoli che quotidianamente distorcono messaggi, portano confusione o incomprensione e possono portare persino all’offesa. Come attivare una comunicazione in azienda efficace e senza ostacoli? Scopriamolo insieme.
Ostacoli nella comunicazione: quali sono?
Ostacoli fisici: non essere consapevoli della comunicazione non-verbale quindi dei segnali dati dai gesti, la postura, il tono di voce, distanze e vicinanze, può rendere la comunicazione meno efficace.
Ostacoli psicologici: per alcune persone rivolgersi ad un collega con un ruolo lavorativo superiore, può risultare problematico. Ansia sociale e/o bassa autostima possono influire negativamente sulle relazioni quotidiane.
Ostacoli emotivi: ogni giornata è a sé e non è mai semplice riuscire a mantenere fuori dal luogo di lavoro questioni personali, episodi spiacevoli o questioni legate al lavoro. Episodi che possono sembrare apparentemente di poco conto possono determinare lo stato emotivo con cui affronteremo colleghi, clienti e fornitori; questo stato emotivo è determinante nel regolare la qualità delle nostre interazioni.
Ostacoli generici: argomenti legati alla politica, la religione, la sessualità, differenze di percezione o di punti di vista dettate da cultura ed educazione, differenze nel linguaggio e accenti non familiari sono tutti temi che possono portare ad una efficienza o ad un’inefficienza nella relazione.
Altri ostacoli: scarsa illuminazione, temperature inadeguate, porte chiuse, postazioni di lavoro scomode o datate, strumenti operativi non funzionali; sono tutti dettagli che possono portare ad un clima di lavoro non qualitativo per l’interazione comunicativa.
In questo articolo si descriveranno alcuni dei maggiori ostacoli comunicativi e come superarli per ridurre il fraintendimento vicino allo zero.
Barriere psicologiche e linguistiche: 6 esempi concreti
ANSIA: persone con un basso livello di autostima o che soffrono di ansia sociale possono riscontrare difficoltà nel rivolgersi ai superiori: mentre parla con un responsabile, un manager o un dirigente potrebbe distrarsi focalizzando l’attenzione su come il superiore percepirà il suo stato d’animo: “noterà il mio nervosismo? Mi rimprovererà? Riuscirò ad essere all’altezza del compito che mi verrà dato?” Successivamente all’interazione, la persona potrebbe rendersi conto di non ricordarsi ciò che il responsabile ha detto perché troppo distratta dai propri pensieri e non da quello che la persona stava comunicando.
RABBIA: un momento di rabbia può portare a dire cose che realmente non si pensano o ad una distorsione della percezione di quello che viene detto. Qualsiasi cosa può essere detta, purché sia comunicata nel modo corretto. Per gestire questo punto è importante che l’aspetto tempo: il tempo passato insieme aiuta le persone a conoscersi e a comprendere quali possono essere i momenti di difficoltà di uno e dell’altro. Alla base devono esserci intelligenza emotiva, empatia e voglia di mettersi in discussione per vivere al meglio il luogo di lavoro.
REALTÀ COMPLESSA: il sistema di condivisione delle informazioni e della comunicazione è fondamentale. Senza un protocollo chiaro e condiviso, la probabilità che le persone non possano sapere qual è il loro ruolo, quali sono le novità, gli obiettivi da raggiungere, anche quali sono le difficoltà, è altissima. Se un’azienda ha una struttura complessa con molteplici livelli di gestione, le informazioni rischiano di essere perse mentre viaggiano verso ogni livello di gerarchia.
TROPPE INFORMAZIONI: fornire a una persona troppi dettagli può confonderla e distrarla dal reale messaggio; questo succede soprattutto se si tratta di informazioni nuove per l’ascoltatore.
PAURA: un’emozione comune, quando si tratta di comunicazione, è la paura. Le persone hanno spesso la tendenza di pensare che la propria opinione non conti sul posto di lavoro o che altre persone potrebbero giudicare negativamente. Questo porta ad un timore di dire qualcosa e ad uno stato emotivo negativo che, se non gestito, alla lunga può portare anche ad un interruzione del rapporto di lavoro.
AMBIGUITÀ: differenze linguistiche tra parlante ed ascoltatore spessissimo portano ad incomprensioni e fraintendimenti. Difficoltà nel prestare attenzione ad accenti non familiari, espressioni regionali, abbreviazioni specialistiche, anglicismi, terminologia tecnica. È importante regolare il proprio registro linguistico alla persona che ci ascolta se vogliamo aumentare la qualità della nostra comunicazione. Inoltre, essere vaghi nelle spiegazioni ed utilizzare troppe generalizzazioni o proverbi può portare a una comunicazione poco chiara e a interpretazioni errate.
Come contrastare gli ostacoli comunicativi?
In sintesi:
- Mappatura del contesto aziendale
- Mappatura dei lavoratori
- Mappatura degli ostacoli comunicativi esistenti
- Piano d’azione strategico
- Diffusione dei risultati a tutta la popolazione aziendale
- Protocollare, ove possibile, i processi di comunicazione.
Operatività:
Il primo passo per affrontare qualsiasi problema è prenderlo, scomporlo in parti più piccole e cominciare ad occuparsene.
Ogni realtà aziendale ha la propria storia, le proprie dinamiche ed è importante partire da una mappatura del luogo di lavoro con annesse le persone che lo vivono.
Per comunicare efficacemente sul posto di lavoro è necessario essere consapevoli dell’esistenza di questi ostacoli e pianificare delle azioni per superarli. Sviluppare le capacità comunicative attraverso il Public Speaking, l’ascolto, l’empatia e l’intelligenza emotiva è una soluzione che può portare a risultati positivi e inizialmente inaspettati.
